シフトプラス株式会社（代表取締役：中尾 裕也、本店：宮崎県都城市宮丸町3070番地1／本社：大阪府大阪市西区江戸堀2丁目1番1号　江戸堀センタービル８階／以下シフトプラス）は、自治体業務の効率化と住民サービス向上を支援する汎用予約システム「otetsuzuki」において、マイナンバーカードの交付（受け取り）予約・更新予約に最適な機能群を提供していることをお知らせいたします。マイナンバーカードの発行開始から10年目を迎え、今後カード本体および電子証明書の更新が本格化する中、窓口・電話対応の負担増に備えたいと考える自治体職員の皆様に向け、あらためて「otetsuzuki」の活用をご案内いたします。




迫る「更新ラッシュ」で窓口はさらに混雑必至
マイナンバーカードは交付から10年、電子証明書は5年で有効期限を迎えます。普及が進んだ地域ほど、今後数年間で更新対象者が集中し、窓口・コールセンターへの問い合わせや来庁が急増することが予想されます。
- 電話予約の受電対応に職員の時間が割かれる
- ヒアリング中に予約枠が埋まってしまい、住民に案内し直す手間が発生する
- 窓口の順番待ち・時間指定トラブルが発生しやすい
- 当日の予約状況を職員が即座に把握しづらく、案内に時間がかかる
- 予約忘れ・無断キャンセルによる枠の無駄が生じる

これらの課題に対し、「otetsuzuki」はWEB予約を軸にした業務フローで解決を支援します。

汎用予約システム otetsuzuki

マイナンバーカード予約に効く主な機能

- 仮予約機能
電話予約では、氏名・生年月日などの必要事項をヒアリングしている間に、対応していたはずの予約枠が他の住民に埋められてしまう、というケースが起こりがちです。
- 仮予約機能を使えば、まず利用日時だけで予約枠を確保し、その後で必要な情報をヒアリングできるため、対応中に枠を取られてしまう事態を防止できます。
- 窓口・電話とも、その場で最低限の情報だけで受付が完了するため、対応もスピーディーになります。※仮予約後の再確定操作は不要です。

- スケジューラー機能予約状況を日単位で視覚的に確認できるスケジューラー画面を搭載。マイナンバーカードの交付・更新予約は、繁忙期には1日あたりの来庁者数が多くなりやすく、窓口担当者が「今日は何時に誰が来るのか」を即座に把握できることが重要です。
当日の予約管理に最適：一日のタイムテーブルを一覧で把握でき、窓口・電話対応時の予約確認がスムーズに
直感的な日付移動：前日/翌日ボタンで素早く日付を切り替え。「今日へ」ボタンで瞬時に本日の予約状況を表示
柔軟な表示カスタマイズ：表示項目を1～3項目（予約者名、窓口種別、時間帯など）から選択でき、表示幅も調整可能。設定は保存され、次回以降も同じ表示で利用できます
電話での問い合わせ時にも「本日この時間は空いているか」をすぐに確認できるため、案内の精度とスピードが向上します。

- 時間帯別・窓口別の予約枠管理
交付窓口・更新窓口を分けて予約枠を設定できるため、繁忙期でも来庁者を時間帯ごとに分散させ、窓口の混雑を抑制します。

- リマインドメール送信日設定機能
「予約日を忘れて来庁されない」「更新期限を過ぎてしまう」といった事態を防止。予約日に合わせた最適なタイミングでリマインドを送信し、無断キャンセルや期限切れを抑制します。

- 予約キャンセル理由機能
キャンセル理由を記録・分析することで、繁忙期の予約枠設計や案内文の改善に活用でき、次年度以降の運用最適化に役立ちます。

導入効果

電話対応中の枠切れ防止：
仮予約機能により、ヒアリング中に予約枠が埋まってしまう事態を防止し、住民への案内漏れ・二度案内を削減

当日対応のスピードアップ：
スケジューラー機能で予約状況を一目で確認でき、窓口・電話対応時の確認作業を短縮

窓口混雑の緩和：
時間帯別予約により来庁者が分散し、待ち時間・行列を削減

予約忘れ・出直しの防止：
リマインド機能により、無駄な来庁・再来庁を削減

更新ラッシュへの備え：
今後数年間で見込まれる更新対象者の集中に、予約枠のコントロールで対応

職員の事務負担軽減：
キャンセル理由の記録・分析により、運用改善の判断がしやすくなる

今後の展望

「otetsuzuki」は、マイナンバーカードの交付・更新をはじめ、各種住民サービスの予約業務における自治体職員の負担軽減と住民満足度の向上を、引き続き支援してまいります。

今後の更新ラッシュを見据えた導入検討や、貴自治体の運用に合わせたカスタマイズのご相談、デモのご希望は、シフトプラスまでお気軽にお問い合わせください。
シフトプラス株式会社について
シフトプラス株式会社は、2006年12月に大阪市西区に設立され、本社を大阪市西区、本店を宮崎県都城市に置くほか、日本国内27カ所に営業所を置いています。業務は主に地方自治体向けシステムの開発・保守およびコンサルティング、業務受託サービスおよびWebシステムの提案・設計・構築・保守を行っております。ふるさと納税管理システム 「LedgHOME＜レジホーム＞」の自社開発とふるさと納税業務全般を受託しており、北海道から九州まで520以上の自治体がシステム導入（2025年8月末時点）しており、同システムは日本全国の寄附額の約50％を管理しています。